E-Arşiv Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerden  mal teslimi veya hizmet ifası durumunda, harcama birimleri tarafından öncelikle http://www.efatura.gov.tr/earsivkayitlikullanicilar.html internet adresinden fatura düzenleyen satıcının E-Arşiv Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcı olup olmadığının sorgulanması; e-Arşiv Faturanın kâğıt olarak ibrazı halinde, bu kâğıt nüsha üzerinde satıcının kaşesi ile birlikte ıslak veya noter onaylı hazır baskılı imzasının bulunduğu kontrol edilerek faturanın arkasına “E-Arşiv Sisteminden Teyit Edilmiş ve Daha Önce Ödeme Yapılmamıştır” şerhi düşülüp onaylandıktan sonra Ödeme Emri Belgesine bağlanması gerekmektedir.